Apostilla y legalización de documentos extranjeros en Georgia

La legalización confunde dos veces: se mezcla qué país pone realmente la apostilla y se confunde la apostilla con la traducción, tratándolas como un solo paso cuando son procedimientos totalmente distintos, con organismos distintos.

Georgia se adhirió al Convenio de La Haya sobre la Apostilla en 2007, lo que simplifica bastante la mayor parte del proceso, pero la dirección del documento (del extranjero hacia Georgia o de Georgia hacia el resto del mundo) cambia qué oficina hace cada cosa.

Un documento extranjero para usar en Georgia

Esta es la dirección que importa a la mayoría de los extranjeros: un certificado de nacimiento, un título, un certificado de matrimonio o un certificado de antecedentes penales emitido en su país, necesario para un permiso de residencia en Georgia, la matrícula universitaria o un trámite del registro civil.

La apostilla de un documento extranjero nunca se emite en Georgia: debe expedirla la autoridad competente del país donde se emitió originalmente el documento, antes de que salga de ese país.

El papel de Georgia empieza solo cuando llega el documento apostillado: en ese momento necesita una traducción certificada al georgiano, ya que la apostilla confirma que el documento es auténtico, no que un funcionario georgiano pueda leerlo.

Un documento georgiano para usar en el extranjero

La otra dirección pasa por la Agencia de Desarrollo de Servicios Públicos de Georgia, la misma que gestiona los permisos de residencia, con una escala de precios basada únicamente en la rapidez: 30 laris para un plazo de 8 días hábiles, 60 laris para 4 días hábiles, 120 laris para 2 días hábiles y 150 laris para el mismo día.

Las solicitudes se presentan en una oficina de la Agencia o en una sucursal de la Casa de Justicia (Public Service Hall), incluida la oficina de la propia agencia en Tiflis, en la avenida Tsereteli 67a.

No todo puede apostillarse: sí los documentos de instituciones médicas, del Ministerio de Educación, de tribunales, de notarios y de otros organismos administrativos.

En cambio, los documentos de entidades privadas, los documentos de identidad personales, los registros militares, los papeles de matriculación de vehículos y los actos normativos no pueden apostillarse por este procedimiento.

Países fuera del Convenio de La Haya

Para un documento destinado a un país que nunca se adhirió al Convenio de La Haya, la apostilla no basta y se exige la legalización completa.

En Georgia se trata de un proceso en dos etapas con el principio de ventanilla única: la Agencia de Desarrollo de Servicios Públicos completa la primera etapa y el Departamento Consular del Ministerio de Asuntos Exteriores de Georgia la segunda, sin que el solicitante tenga que visitar dos edificios distintos.

Tras las dos etapas georgianas, la embajada o el consulado del país de destino en Georgia normalmente debe certificar el documento una vez más antes de que se acepte allí.

Apostillas electrónicas y cómo comprobar si una es auténtica

Desde 2020, Georgia emite apostillas electrónicas para muchos tipos de documentos habituales, entre ellos certificados de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y resoluciones judiciales, y cualquiera puede verificar en línea una apostilla georgiana sin depender solo de un sello físico.

La herramienta de verificación de apostille.cra.ge abarca unos 100 tipos de documentos emitidos por autoridades públicas y centros educativos y sanitarios georgianos. Es útil tanto para una institución georgiana que revisa documentación recibida como para una contraparte extranjera que revisa un documento procedente de Georgia.

La traducción siempre es un paso aparte

Un sello de apostilla o de legalización no dice nada sobre el idioma: un documento apostillado en inglés sigue en inglés después, y una institución georgiana lo necesita en georgiano.

La propia Agencia ofrece traducción a 30 laris por página dentro del mismo proceso. También puede traducirse por su cuenta y certificarse después ante un notario en Georgia, cuya tarifa oficial por certificar la exactitud de una traducción es de 1 lari por página: mucho más barato, pero exige un trámite aparte y un traductor cuyo trabajo el notario esté dispuesto a certificar.

Cuándo se necesita en la práctica

• Un título extranjero, para su reconocimiento por una universidad o un empleador georgiano
• Un certificado de nacimiento o matrimonio para Georgia, para trámites del registro civil o una residencia por motivos familiares
• Un certificado de antecedentes penales del país de origen, exigido para un permiso de residencia o una solicitud de ciudadanía
• Un certificado georgiano, necesario en el país de origen para una herencia, un trámite bancario u otro asunto civil

El papeleo en sí rara vez es complicado una vez claros la oficina correcta y el orden de los pasos. Lo que suele causar retrasos es entregar un documento a traducir antes de apostillarlo, o suponer que un notario georgiano puede apostillar un documento extranjero cuando solo puede traducirlo y certificarlo después.

El certificado de antecedentes penales es una trampa en sí mismo: muchos países lo emiten con una validez de solo tres o seis meses, y si la apostilla y la traducción tardan más, hay que repetir toda la cadena con un certificado nuevo en lugar del original.