آپوستیل و قانونی‌سازی اسناد خارجی در گرجستان

قانونی‌سازی اسناد مردم را دو بار سردرگم می‌کند: نمی‌دانند کدام کشور واقعاً مهر آپوستیل را می‌زند و آپوستیل را با ترجمه اشتباه می‌گیرند و این دو را یک مرحله می‌دانند، در حالی که دو روال کاملاً جدا با نهادهای جدا هستند.

گرجستان در سال 2007 به کنوانسیون آپوستیل لاهه پیوست و همین باعث شده بیشتر این کارها نسبتاً ساده باشد، اما جهت حرکت سند، یعنی از خارج به گرجستان یا از گرجستان به جهان، تعیین می‌کند کدام اداره چه کاری انجام دهد.

سند خارجی برای استفاده در گرجستان

این جهتی است که برای بیشتر خارجی‌ها اهمیت دارد: گواهی تولد، مدرک تحصیلی، سند ازدواج یا گواهی عدم سوءپیشینه که در کشور خودتان صادر شده و برای اجازه اقامت در گرجستان، ثبت‌نام در دانشگاه یا یک اقدام ثبت احوال لازم است.

آپوستیل سند خارجی هرگز در گرجستان صادر نمی‌شود: باید از سوی مرجع صلاحیت‌دار کشوری که سند در آن صادر شده و پیش از خروج سند از آن کشور صادر شود.

نقش گرجستان فقط وقتی آغاز می‌شود که سند آپوستیل‌شده برسد: در این مرحله سند به ترجمه رسمی به گرجی نیاز دارد، چون آپوستیل اصالت سند را تأیید می‌کند، نه اینکه یک مقام گرجی بتواند آن را بخواند.

سند گرجی برای استفاده در خارج

جهت دیگر از طریق آژانس توسعه خدمات عمومی گرجستان (Public Service Development Agency) انجام می‌شود، همان نهادی که اجازه اقامت را صادر می‌کند، و قیمت آن فقط بر اساس سرعت پلکانی است: 30 لاری برای انجام در 8 روز کاری، 60 لاری برای 4 روز کاری، 120 لاری برای 2 روز کاری و 150 لاری برای انجام در همان روز.

درخواست‌ها به دفتر آژانس توسعه خدمات عمومی یا یکی از شعبه‌های خانه عدالت (Public Service Hall) ارائه می‌شود، از جمله دفتر خود آژانس در تفلیس به نشانی خیابان تسرتلی، شماره 67a.

همه چیز واجد شرایط نیست: اسناد مؤسسات پزشکی، وزارت آموزش، دادگاه‌ها، دفاتر اسناد رسمی و دیگر نهادهای اداری را می‌توان آپوستیل کرد، اما اسناد نهادهای خصوصی، مدارک هویتی شخصی، سوابق نظامی، مدارک ثبت خودرو و اسناد هنجاری را اصلاً نمی‌توان با این روال آپوستیل کرد.

کشورهای خارج از کنوانسیون لاهه

برای سندی که به کشوری می‌رود که هرگز به کنوانسیون لاهه نپیوسته، آپوستیل کافی نیست و به‌جای آن قانونی‌سازی کامل لازم است.

در گرجستان این کار در دو مرحله و بر اساس اصل پنجره واحد انجام می‌شود: آژانس توسعه خدمات عمومی مرحله اول را انجام می‌دهد و اداره کنسولی وزارت امور خارجه گرجستان مرحله دوم را، بدون اینکه متقاضی مجبور باشد به دو ساختمان جداگانه برود.

پس از هر دو مرحله گرجی، معمولاً سفارت یا کنسولگری کشور مقصد در گرجستان باید یک بار دیگر سند را گواهی کند تا در آنجا پذیرفته شود.

آپوستیل الکترونیکی و بررسی اصالت آن

از سال 2020 گرجستان برای بسیاری از انواع رایج اسناد، از جمله گواهی تولد و ازدواج، سوابق پزشکی و احکام دادگاه، آپوستیل الکترونیکی صادر می‌کند و هر کسی می‌تواند اصالت آپوستیل صادرشده در گرجستان را به‌جای اتکا به مهر فیزیکی، آنلاین بررسی کند.

ابزار بررسی در apostille.cra.ge حدود 100 نوع سند صادرشده از سوی مقامات دولتی و مؤسسات آموزشی و درمانی گرجستان را پوشش می‌دهد و هم برای نهاد گرجی که مدارک ورودی را بررسی می‌کند مفید است و هم برای طرف خارجی که سند خروجی از گرجستان را بررسی می‌کند.

ترجمه همیشه یک مرحله جداگانه است

مهر آپوستیل یا قانونی‌سازی هیچ ربطی به زبان ندارد: سندی که به انگلیسی آپوستیل شده، پس از آن هم به انگلیسی است و نهاد گرجی آن را به گرجی لازم دارد.

خود آژانس ترجمه را با هزینه 30 لاری برای هر صفحه در همان روال ارائه می‌دهد، یا می‌توان ترجمه را مستقل انجام داد و سپس آن را در دفتر اسناد رسمی در گرجستان گواهی کرد که نرخ رسمی گواهی صحت ترجمه در آن ثابت و 1 لاری برای هر صفحه است.

این راه بسیار ارزان‌تر است، اما به یک مراجعه جداگانه و مترجمی نیاز دارد که سردفتر حاضر باشد کار او را گواهی کند.

این موضوع در عمل کجا پیش می‌آید

• مدرک تحصیلی خارجی، برای شناسایی از سوی دانشگاه یا کارفرمای گرجی
• گواهی تولد یا ازدواج برای گرجستان، برای اقدامات ثبت احوال یا اقامت بر پایه خانواده
• گواهی عدم سوءپیشینه از کشور خودتان، که برای اجازه اقامت یا درخواست تابعیت لازم است
• گواهی صادرشده در گرجستان، که در کشور خودتان برای ارث، امور بانکی یا موضوع مدنی دیگری لازم است

وقتی اداره درست و ترتیب درست مراحل روشن باشد، خود کاغذبازی به‌ندرت پیچیده است؛ آنچه معمولاً باعث تأخیر می‌شود ارائه سند برای ترجمه پیش از آپوستیل است، یا این تصور که سردفتر گرجی می‌تواند سند خارجی را آپوستیل کند، در حالی که فقط می‌تواند پس از آن ترجمه و گواهی کند.

گواهی عدم سوءپیشینه دام خاص خودش را دارد: بسیاری از کشورها آن را با اعتباری به کوتاهی سه یا شش ماه صادر می‌کنند و اگر آپوستیل و ترجمه بیشتر از این طول بکشد، کل زنجیره باید با گواهی تازه دوباره انجام شود، نه با گواهی اصلی.